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Qual è il ROI nel lancio di un evento Live?

Se ascolti il podcast della Marketing School , probabilmente avrai sentito Neil e me parlare dell’evento DTLA della Marketing School che  abbiamo in programma di ospitare a giugno. In effetti, potresti aver notato che molti marchi stanno saltando sul carro degli eventi dal vivo.

Ma ne vale davvero la pena? Che aspetto ha il ROI quando si lancia un evento dal vivo, rispetto a investire i propri dollari di marketing in altri canali?

La risposta, ovviamente, è … dipende. Il ROI finale per il tuo evento dipende da diversi fattori, inclusi i costi dei biglietti, eventuali commissioni che raccogli dagli sponsor, i tuoi upsell sul back-end e persino la vendita a titolo definitivo della tua conferenza.

Analizziamo ciascuno di questi in modo più dettagliato in modo da poter vedere come funzionano insieme in azione prima di decidere se ospitare un evento dal vivo è giusto per te.

Guadagnare denaro tramite le tariffe dei biglietti

Quando Neil e io ospiteremo il nostro evento, la partecipazione sarà gratuita. E in realtà non ti consiglio di farlo  è proprio quello che abbiamo promesso alle persone quando abbiamo iniziato a parlare di fare un evento dal vivo.

Da un lato, è più probabile che gli ospiti si presentino se hanno un po ‘di skin nel gioco per aver acquistato un biglietto. Da quello che ho sentito, non è insolito che il 40-50% dei partecipanti registrati non si presenti agli eventi gratuiti. Anche quando i partecipanti pagano in anticipo, un tasso di mancata presentazione del 10-15% non è raro. Le cose succedono.

Oltre a ciò, organizzare eventi non è economico. A seconda del tipo di evento che intendi organizzare, potresti dover tenere conto di:

  • Onorari del relatore, se avrai un headliner o un oratore principale
  • Una struttura da affittare che terrà il numero di partecipanti che ti aspetti
  • Tavoli, sedie e noleggio di apparecchiature audiovisive (se non sono inclusi nelle tariffe della struttura)
  • Rinfreschi, che si tratti di un bar, pasti in scatola o un buffet completo
  • Segnaletica e altri materiali stampati
  • Personale per gestire la tua tabella di registrazione e altre esigenze in loco
  • Un programma software per la gestione degli eventi, un’app per eventi o un altro strumento logistico

Ovviamente, c’è molta variabilità qui. Se desideri che un relatore locale sia presente a un gruppo di 30 nella sala riunioni del tuo YMCA locale, il budget del tuo evento sarà molto diverso rispetto a quando prevedi di invitare uno dei nomi più importanti del tuo settore a presentare migliaia di persone a un elegante sala da ballo dell’hotel.

Ma per una stima di mezzo, di solito dico che costa circa $ 200- $ 300 a testa per fare un evento giusto. Eseguendo alcuni numeri rapidi, ciò significa che se prevedi di avere 100 persone presenti, i tuoi costi raggiungeranno circa $ 30.000. Se vai fino a 200 persone, ora stai guardando $ 60.000.

Se non addebiti i biglietti, devi recuperare il costo da qualche altra parte. Ma una volta che inizi a far pagare i biglietti, le entrate che generi in altre aree diventano puro profitto. Continuando con il nostro esempio:

  • Per andare in pareggio, dovresti addebitare $ 300 per biglietto.
  • Se hai addebitato $ 500 per biglietto, ora stai guadagnando $ 200 per biglietto per un profitto di $ 20.000 su un evento con 100 persone e $ 40.000 su un evento con 200 persone, oltre le entrate generate in altre aree.
  • Se porti i prezzi dei tuoi biglietti fino a $ 1.000 per biglietto  un prezzo non raro nel mondo del marketing  guadagni $ 700 netti per biglietto, creando un profitto basato sul biglietto di $ 70.000- $ 140.000 per 100-200 partecipanti.

Personalmente, non consiglierei di prezzare i biglietti in base al punto di pareggio previsto, perché gli eventi costano quasi sempre più di quanto ti aspetti. C’è sempre qualche spesa o commissione inaspettata dell’ultimo minuto che non avevi previsto , quindi pianifica in anticipo. Kaitlin Colston di Endless Events consiglia di mettere da parte il 15% del budget pianificato come “fondo per i giorni di pioggia” per assicurarsi che questi costi imprevisti non riducano la redditività.

Ulteriori informazioni: 7 modi intelligenti per acquisire contatti tramite il marketing

Aggiunta di commissioni di sponsorizzazione al mix

Se non stai guadagnando denaro dai biglietti per eventi, il tuo profitto potrebbe arrivare sotto forma di commissioni che ti pagano i tuoi sponsor :

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Fondamentalmente, quando gestisci un evento, stai creando un pubblico in cattività. E mentre questo pubblico in cattività potrebbe essere costituito dai tuoi clienti target, è probabile che ci siano altri marchi che vorrebbero mettersi di fronte ai tuoi partecipanti. È qui che entrano in gioco le commissioni di sponsorizzazione.

Ci sono una serie di fattori diversi che devi prendere in considerazione quando pianifichi di aggiungere sponsor al tuo evento. Il principale tra questi è la necessità di creare pacchetti di sponsorizzazione che attirino qualsiasi potenziale sponsor. Bruce Erley, presidente e CEO di Creative Strategies Group, suddivide i vantaggi della sponsorizzazione di eventi in tre categorie nel calcolo delle potenziali commissioni:

  • Il valore tangibile,  che definisce come “il valore quantificabile di tutti i benefici misurabili che fornisci allo sponsor”. Esempi di questo tipo di vantaggio potrebbero essere il valore nominale di 10 biglietti gratuiti o la tariffa di mercato per lo spazio pubblicitario fornito come parte di un livello di sponsorizzazione.
  • Il valore intangibile –  che è “il valore qualitativo dell’essere associati all’evento”. Questo è più difficile da misurare, ma vale la pena ricordare che, se crei un grande evento, i marchi traggono vantaggio dal farne parte.
  • Il valore di mercato –  che prende in considerazione le tariffe correnti di diversi mercati e tipi di eventi. Comprensibilmente, i pacchetti di sponsorizzazione avranno un aspetto molto diverso se stai ospitando un seminario di alto livello a New York City, rispetto a una conferenza di un’ora a Iowa City.

Presi insieme, spiega Erley, “Per determinare la quota di una sponsorizzazione, sommo il valore in dollari di tutti i benefici tangibili che un’azienda riceverà a un dato livello di sponsorizzazione, amplificandolo dal valore immateriale dell’associazione con il mio evento e poi tenere conto di eventuali pressioni del mercato locale al rialzo o al ribasso nella determinazione della tariffa. “

In una certa misura, puoi ridurre questo processo osservando quali eventi simili hanno addebitato agli sponsor (e quali vantaggi hanno ricevuto in cambio). Assicurati solo di confrontare le mele con le mele. Anche se vuoi trasformare il tuo evento in una delle maggiori attrazioni del tuo settore, probabilmente non sei ancora arrivato, quindi potresti non essere in grado di caricare ciò che stanno addebitando.

Infine, tieni a mente i costi. Supponiamo che tu stia organizzando un evento da 100 persone per i quali i biglietti sono $ 300. Sapendo che stai andando a pareggiare i costi dei tuoi eventi, stai contando sulle sponsorizzazioni per realizzare i tuoi profitti. Ma se registri 20 biglietti gratuiti agli sponsor, si tratta di $ 6.000 di entrate dei biglietti che non vedrai. Ora stai investendo nei tuoi guadagni di sponsorizzazione in modo da poter coprire i tuoi costi.

Per saperne di più: perché tutti i professionisti del marketing dovrebbero andare alle conferenze post-party

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Vendita dei tuoi prodotti o servizi ai partecipanti all’evento

Neil e io ci piace raccomandare che la vendita dei biglietti o le commissioni di sponsorizzazione coprano i costi dell’evento in modo che l’altro diventi il ​​tuo profitto. Tuttavia, questi non sono l’unico modo per guadagnare denaro ospitando eventi.

Pensare ai partecipanti come a un pubblico in cattività rende i vantaggi di vendere loro prodotti e servizi piuttosto evidenti. In effetti, se guardi molte delle grandi conferenze di marketing, vedrai che vengono organizzate da società di prodotto nello spazio, tra cui MozCon di Moz, Opticon di Optimizely e Conferenza in entrata di Hubspot.

Basta guardare i numeri su Inbound 2018. Secondo il sito web dell’evento , più di 24.000 persone hanno partecipato al 2018 dell’azienda a Boston, MA.

Evento in entrata

I prezzi medi dei biglietti per l’evento vanno da $ 199 per il Community Pass fino a $ 2.199 per un biglietto VIP (senza prendere in considerazione le tariffe di promozione early bird). Anche se non ho idea di quanti biglietti in entrata in ogni livello siano stati venduti, giochiamo con i numeri, supponendo che abbiano venduto la stessa quantità di ogni tipo di biglietto :

  • 8.000 partecipanti X $ 199 Community Pass = $ 1.592.000
  • 8.000 partecipanti X $ 1.699 All Access Pass = $ 13.592.000
  • 8.000 partecipanti X $ 2.199 VIP Pass = $ 17.592.000

Si tratta di un totale di quasi $ 33 milioni , solo per le entrate dei biglietti.

Ovviamente, questi numeri potrebbero essere molto più alti o più bassi, a seconda dei tempi di vendita e della distribuzione del tipo di biglietto. E Inbound certamente non è un evento economico da gestire, in quanto richiede molto spazio e risorse per mantenere felici oltre 24.000 partecipanti per un periodo di quattro giorni (la mia stima di $ 300 pro capite è probabilmente molto inferiore a quanto effettivamente necessario per produrre il evento, anche se quel semplice calcolo da solo arriva a $ 7,2 milioni qui).

Questi numeri dovrebbero darti un’idea di quanto possano essere redditizi gli eventi dal vivo. Ma il punto non è se Inbound sia redditizio in base alle tariffe dei biglietti, ai pacchetti di sponsorizzazione o alle opportunità per gli espositori. Ciò che probabile che più conta per HubSpot è il Martedì pomeriggio keynote in cui fondatori Brian Halligan e Dharmesh Shah salire sul palco e parlare di ciò che c’è di nuovo con HubSpot  così come l’intera traccia di sessioni dedicate alla formazione HubSpot-specifica.

Qualsiasi partecipante che non sia un utente HubSpot trascorrerà l’evento inondato dai vantaggi degli strumenti dell’azienda. Se anche solo una frazione dei partecipanti diventa clienti  o consiglia HubSpot ad altri, in base a ciò che hanno appreso  ciò rappresenta un enorme potenziale flusso di entrate per l’azienda.

Per saperne di più: perché dovresti impostare un’agenda e concentrarti sul team building alle conferenze

Vendere il tuo evento

Un potenziale flusso di entrate finale che merita di essere menzionato qui è in realtà la vendita del tuo evento. E sebbene sia difficile ottenere numeri difficili su quanto puoi guadagnare in questo modo, vale la pena notare che c’è domanda. Basta dare un’occhiata al Summit sul traffico e le conversioni e al Summit degli affiliati,  entrambi venduti a Clarion Events negli ultimi anni.

Summit di affiliazione

Ci sono molti vantaggi per un’azienda come Clarion. Sulla base di quello che ho imparato su di loro, vanno in giro ad acquistare conferenze perché sanno che i partecipanti sono molto coinvolti. Quindi sono in grado di sfruttare le economie di scala per produrre eventi nel modo più redditizio possibile:

  • Aggiunta di più eventi (dai un’occhiata a quanti Digital Marketer ha aggiunto ultimamente)
  • Promozione incrociata degli sponsor in diversi eventi al fine di aumentare le entrate delle sponsorizzazioni
  • Bloccare blocchi di hotel locali alla tariffa all’ingrosso e rivenderli ai partecipanti tramite siti come Expedia e Kayak

Clarion o un altro acquirente saranno interessati all’acquisto del tuo evento? Forse sì forse no. Ma se stai cercando di organizzare una conferenza importante, pensa alla tua uscita nello stesso modo in cui penseresti di uscire da una startup. Se non riesci a immaginare di organizzare lo stesso evento per più di 20 anni, l’acquisizione potrebbe essere un’opzione.

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Mescola per massimizzare il tuo ROI

Infine, tieni presente che niente di tutto questo deve essere “o-o”. Al nostro evento dal vivo di giugno, ad esempio, io e Neil non facciamo pagare i prezzi dei biglietti, ma abbiamo in programma di ospitare una cena VIP esclusiva per 20 partecipanti. Le tariffe potrebbero arrivare fino a $ 2.000 per posto, quindi saremo in grado di utilizzare le entrate generate dalla cena per compensare i biglietti gratuiti , senza nemmeno prendere in considerazione le commissioni di sponsorizzazione o l’opportunità di vendere ai partecipanti i nostri servizi.

Tieni a mente tutte queste diverse opzioni e diventa creativo! Mescola le tue strategie di generazione di entrate per rendere il tuo evento il più redditizio possibile, creando comunque un’esperienza straordinaria per i tuoi partecipanti.

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