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Gstione delle scorte 101: La breve guida per gli imprenditori di E-Commerce

Tempo di lettura: 10 minuti
Gestione delle scorte

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La gestione dell’inventario è spesso il principale mal di testa di qualsiasi negozio di e-commerce. Se lo rovini, può costarti un sacco di soldi.

In effetti, ho lavorato come direttore marketing per un rivenditore di un milione di dollari all’anno (vendite, non profitti) e hanno perso $ 100.000 dei loro profitti in un anno semplicemente a causa della cattiva gestione delle scorte. Ahia.

Tutto ciò di cui avevano bisogno era un sistema migliore in atto. Con un piccolo sforzo e una certa pianificazione, puoi sviluppare un tale sistema per il tuo negozio.

Ora, questa guida è scritta per due tipi di persone:

  • Coloro che conservano il proprio inventario (a casa o in un magazzino)
  • Coloro che dropship da un fornitore

Il rivenditore per il quale ho lavorato ha fatto entrambe le cose, e sì, la loro incapacità di implementare un piano di gestione dell’inventario ha addirittura danneggiato la parte di dropshipping della loro attività.

Quindi, all’interno di questa guida, spero di insegnarti quanto segue:

  • Tipici sistemi di gestione delle scorte dei rivenditori al dettaglio
  • Ostacoli comuni alla gestione dell’inventario
  • I migliori sistemi per negozi di e-commerce di piccole e medie dimensioni
  • Una guida dettagliata all’implementazione di questi sistemi

Senza ulteriori indugi, immergiamoci.

Tipici sistemi di gestione dell’inventario dei rivenditori di grandi scatole

Questa sezione sarà una (molto breve) introduzione ai tipici sistemi di gestione dell’inventario utilizzati dai grandi attori del mondo. Pensa Walmart o Target.

Ecco alcuni dei termini principali (potresti anche avere familiarità con alcuni di essi):

  • Livelli  minimi di scorte vitali: la quantità di scorte minima, o stock, che dovresti tenere a portata di mano per tenere il passo con la domanda dei consumatori. In genere, se l’inventario scende al di sotto di questo livello, si desidera ordinare di più per evitare di esaurirsi.
  • Inventario JIT (Just-In-Time):  un metodo di gestione dell’inventario in cui si ordina il prodotto appena in tempo per tenere il passo con la domanda. In tal modo, non vincoli i tuoi soldi in inventario invenduto e normalmente non hai un prodotto invenduto; al rovescio della medaglia, si corre il rischio di non essere in grado di tenere il passo con un improvviso aumento della domanda, quindi non essere in grado di soddisfare tutti i propri ordini e potenzialmente perdere clienti.
  • FIFO (First In First Out):  i primi prodotti da ricevere (nel tuo negozio o nel tuo magazzino) sono i primi ad essere spediti. Fondamentalmente, è un modo per garantire alle persone di ottenere l’inventario più fresco possibile. Questo è più importante con le merci deperibili.
  • FILO (First In Last Out):  i primi prodotti da introdurre sono gli ultimi ad uscire. Al giorno d’oggi per lo più inutilizzato, poiché non ha molto senso (ed è illegale per molti prodotti, come i deperibili).
  • Domanda di previsione:  l’arte (ed è sicuramente un’arte) della domanda di previsione significa semplicemente fare un’ipotesi istruita (di solito usando i dati di vendita passati) su quante vendite farai in un determinato periodo di tempo, quindi usare quelle informazioni per impostare i livelli minimi di scorta fattibili (che ho spiegato sopra)
  • Controllo dello  spazio pubblicitario : conteggio manuale dello spazio pubblicitario per assicurarsi che il numero presente nel computer corrisponda al numero effettivo disponibile. Questo dovrebbe essere fatto almeno una volta al mese, forse di più a seconda di quanto vendi e di quante persone lavori per te (fa schifo, ma non sai mai chi potrebbe provare a rubare qualcosa).

Quindi quelli sono i grandi termini di cui dovresti essere a conoscenza. Ma come si utilizzano effettivamente queste informazioni a proprio vantaggio? Prima di spiegare come implementare questi concetti nella tua attività, parliamo di alcuni ostacoli comuni alla gestione dell’inventario.

Ostacoli comuni alla gestione dell’inventario

Quindi quali sono i maggiori mal di testa per tutti noi proprietari di negozi di e-commerce quando si tratta di inventario? Bene, oltre al fatto che l’inventario è un mal di testa in sé e per sé, probabilmente hai affrontato alcuni dei seguenti:

Scorte eccessive e scorte insufficienti

A differenza delle calze di Natale, non vuoi che il tuo negozio sia troppo pieno. L’eccesso di scorte significa che hai un capitale prezioso legato all’inventario semplicemente seduto sugli scaffali, il che significa che hai meno budget per il marketing e la gestione del tuo negozio. Rischi anche di avere prodotti che non sarai mai in grado di vendere, non sai mai quando la domanda si esaurirà improvvisamente, lasciandoti con un mucchio di inutili fermacarte.

D’altro canto, lo stock insufficiente è altrettanto negativo. A tal fine, mentre si libera il capitale, si corre il rischio di perdere le vendite a causa della mancanza di qualcosa da vendere. Ciò può anche danneggiare la tua reputazione: se acquistassi qualcosa da un negozio e avessero rimborsato il tuo ordine senza preavviso e ti avessero detto che si sarebbero esauriti, cosa faresti? Andrei altrove.

Livelli di inventario errati / scorte perse

Hai mai fatto il tuo controllo dell’inventario per scoprire che il computer dice che hai cinque articoli in magazzino quando in realtà ne hai solo tre? Queste “scorte perse” possono anche comportare acquisti annullati o arretrati, il che può influire nuovamente sulla tua reputazione e comportarti un costo.

Nessun sistema centralizzato

Tutti gli ostacoli di cui sopra possono essere risolti disponendo di un sistema centralizzato di gestione dell’inventario. Una delle prime cose che chiediamo ai nostri clienti su ChannelApe è semplicemente “Qual è il tuo sistema?”

Cosa stai usando per tenere traccia dell’inventario che va e viene mentre gestisci la tua attività? Come fai a sapere quanto spazio pubblicitario hai a disposizione in un dato momento?

Ecco alcuni sistemi comuni che abbiamo visto:

  • Gestione manuale tramite fogli di calcolo
  • Gestione manuale tramite carta e penna (yikes!)
  • Gestione automatizzata tramite una piattaforma di hosting ( Shopify  ( Shopify Review ) e  BigCommerce )
  • Gestione automatizzata tramite soluzioni software mattone-e-malta
  • Gestione automatizzata tramite soluzioni software di e-commerce

I primi due sistemi possono essere centralizzati, ma sono incredibilmente difficili da tenere traccia. Richiedono anche molto tempo ed energia per la manutenzione. Immagina di scrivere in ogni ordine o di aggiornare un foglio di calcolo ogni volta che hai effettuato una vendita o ordinato più inventario.

Il terzo sistema, utilizzando la tua piattaforma di hosting, può funzionare se vendi solo attraverso un canale. Se vendi solo su Amazon o vendi solo sul tuo negozio online, questi sistemi potrebbero funzionare bene. Tuttavia, se desideri espanderti in più canali di vendita, questo sistema ostacolerà la crescita della tua azienda.

Anche il quarto sistema, che utilizza una piattaforma software progettata per soluzioni di mattoni e malta, non è l’ideale. Il motivo per cui molti proprietari di e-commerce finiscono con questi sistemi è dovuto a Google: una semplice ricerca del “sistema di gestione dell’inventario” porta a tonnellate di risultati ottenuti per i tradizionali punti vendita al dettaglio in mattoni e malta. Se vendi rigorosamente online, queste piattaforme semplicemente non sono fatte per te; sono fatti per mattoni e malta. Le funzionalità aggiunte sono ottime per i negozi fisici ma rappresentano una spesa aggiuntiva inutile per i proprietari di negozi solo online.

Infine, l’utilizzo di un sistema automatizzato di gestione dell’inventario creato appositamente per i negozi di e-commerce è la soluzione più ideale. La maggior parte caricherà automaticamente i tuoi prodotti sul tuo sito Web, Amazon ed eBay con la semplice pressione di un pulsante. Inoltre, consentono di automatizzare l’evasione degli ordini e l’aggiornamento della quantità di inventario. Devi solo inserire la quantità di inventario una volta, quindi può essere automatizzata su tutti i tuoi canali di vendita da lì.

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Inoltre, l’utilizzo di un software di e-commerce come sistema centralizzato di gestione dell’inventario ti consente di implementare facilmente i servizi di dropshipping come supplemento al tuo negozio. Oppure, se sei strettamente un’azienda  dropshipping , puoi semplicemente sincronizzare i tuoi mercati con i tuoi fornitori utilizzando un feed di dati per l’aggiornamento automatico non solo dei livelli di stock ma anche dei dettagli del prodotto come prezzi, immagini, descrizioni, ecc.

Ecco un breve video che ho trovato per aiutare a spiegare il processo (ovviamente se sei una piccola impresa probabilmente non hai un reparto di ricezione o produzione, ma il concetto è lo stesso. Pensa allo scaffale come al tuo garage o seminterrato e distribuzione mentre spedisci le cose:

Fondamentalmente, avere un sistema centralizzato adeguato ti impedisce di perdere ore del tuo prezioso tempo aggiornando l’inventario.

Ora che sei convinto, parliamo di come implementare effettivamente queste strategie e smettere di sprecare tempo e denaro per una gestione non corretta dell’inventario, passo dopo passo.

Prima ti mostrerò alcune soluzioni per quelli di voi che memorizzano il proprio inventario, quindi passeremo a una sezione per dropshipping.

I migliori sistemi di gestione dell’inventario per negozi di e-commerce di piccole e medie dimensioni

Il miglior sistema di gestione dell’inventario per te dipende dal tuo obiettivo finale. Alcuni metodi sono più economici ma richiedono più tempo e altri richiedono un investimento ma consentono di risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo.

Inoltre, la soluzione migliore dipenderà dal modo in cui memorizzi il tuo inventario. Se conservi l’inventario a casa o in un magazzino, potresti aver bisogno di una soluzione più complessa rispetto a un semplice dropship di articoli e devi semplicemente tenere traccia dell’inventario del tuo fornitore.

Gestire il proprio inventario

Parliamo di soluzioni per archiviare prima il tuo inventario. Quando si memorizza il proprio inventario, in un magazzino, nel seminterrato o in un negozio fisico, è necessario conoscere una quantità significativa di variabili. Devi:

Mantieni quantità di inventario ottimale

Dovresti avere sempre un livello minimo di inventario a portata di mano. Quando scende al di sotto del minimo di inventario prestabilito, sai che è tempo di ordinare di più.

Inoltre, non dovresti ordinare troppo inventario. Parlerò della domanda di previsione in una sezione più avanti in questa pagina.

Per fare ciò, prevedere la tua richiesta

Prevedere correttamente la domanda per i tuoi prodotti è la base di un buon piano di gestione dell’inventario. Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. Come dovresti sapere quanti articoli venderai? Naturalmente, se stai effettuando il dropshipping rigoroso, non devi preoccuparti di questo, ma per quelli di voi che detengono l’inventario, eseguiamo il processo.

Al fine di prevedere con precisione la tua domanda, in pratica hai bisogno di un qualche tipo di vendite passate da cui partire. Se non lo hai, ci saranno molte più congetture, ma è ancora possibile.

Innanzitutto, determina un “periodo di previsione”, ad esempio un periodo di tempo per il quale prevedi la tua richiesta. Potrebbe essere la prossima settimana, mese, 6 mesi, anno, ecc. Comincerei con 1-3 mesi se sei nuovo in questo. Assicurati di controllare come il tuo sospetto sta resistendo durante tutto il processo.

Successivamente, controlla la cronologia delle vendite passate. Se sei stato aperto per almeno un anno, dovresti avere i dati di vendita per tutte e 4 le stagioni, comprese le festività principali. Utilizzare tali dati come “domanda di base” o come punto di partenza per la quantità di inventario che si desidera ordinare. Inoltre, impilalo contro i tuoi sforzi di marketing e vedi come corrispondono.

Dopo aver controllato i tuoi dati (o se non ne hai), controlla le tendenze attuali. Puoi farlo andando su Google Trends e digitando il tuo prodotto.

Quindi, determinare i livelli minimi di scorte (MSL)

Ora che sai all’incirca quanto ci si aspetta dalle tue vendite, è tempo di capire il tuo “Livello di scorta minimo”, come ho parlato nella sezione “Strategie per i rivenditori di grandi scatole” sopra.

È necessario disporre di un inventario sufficiente per soddisfare la domanda, ma non così tanto da legare tutto il capitale e rischiare di perderlo.

Per determinare i tuoi MSL, torna semplicemente alla tua domanda prevista e fai i calcoli in modo da avere a disposizione almeno 5 giorni di scorte in qualsiasi momento.

Nota: questo numero (5 giorni) è una pratica generalmente accettata per le grandi aziende, ma non è necessariamente un numero perfetto. Sentiti libero di sperimentare questo e vedere qual è il periodo di tempo migliore per te: potrebbe variare in base a quanto tempo impiega il tuo fornitore a spedirti il ​​prodotto e quanto velocemente vendi attraverso il tuo magazzino.

Puoi anche integrare con Dropshipping

Solo perché non hai un’attività di dropshipping, non significa che non puoi utilizzare dropshipper per integrare il tuo inventario . Se esaurisci le scorte, puoi fare affidamento sul tuo dropshipper per riempire il vuoto fino ad ottenere più inventario.

Inoltre, è possibile utilizzare dropshipping per testare idee di prodotti .

Se sei interessato a utilizzare dropshipping come supplemento per la tua attività, dai un’occhiata a questo elenco di fantastici dropshipper .

Infine, centralizza la gestione dell’inventario

Se vendi esclusivamente su un singolo negozio di e-commerce, potrebbe non essere necessario centralizzare la gestione dell’inventario. Dipende da come la tua piattaforma di vendita la sta gestendo per te al momento.

Tuttavia, se vendi su più mercati, più siti e / o offline, centralizzare il tuo inventario su un sistema dedicato è un must (se apprezzi il tuo tempo e la tua sanità mentale, comunque).

Esistono moltissimi potenziali sistemi di gestione dell’inventario che funzionano con negozi multicanale. Alcuni dei migliori includono:

Gestione dell’inventario You Dropship

Se spedisci rigorosamente il tuo inventario, questa sezione è per te.

Sebbene il drop shipping sia significativamente più facile da gestire, devi comunque tenere il passo con i livelli di inventario del tuo fornitore. Se esauriscono lo spazio pubblicitario ma non hai aggiornato le schede dei tuoi prodotti, potresti dover mettere in ordine tale ordine o, peggio ancora, annullarlo completamente. Quindi come evitarlo?

Metodo 1: aggiorna manualmente

La prima opzione è controllare manualmente il sito Web del fornitore per i livelli di inventario, quindi aggiornare il sistema con i nuovi livelli per la giornata. È fantastico se hai solo pochi prodotti, ma una volta raggiunti anche 10 prodotti (per non parlare delle varianti), questo diventa rapidamente un enorme spreco di tempo.

Metodo 2: utilizzare un software

Questo è il modo più semplice, specialmente se vendi su più canali.

Il software di gestione dell’inventario utilizza un file chiamato ” feed di dati “. Fondamentalmente, questo file “alimenta” i dati del prodotto (inclusa la quantità di inventario) dal sito Web del fornitore al software di gestione dell’inventario, e infine ai canali di vendita.

Puoi utilizzare il software che ho citato nella sezione precedente, ma la maggior parte di essi non offre quell’opzione di feed di dati, il che significa ulteriori aggiornamenti manuali.

La tua migliore opzione sta usando una soluzione specifica per l’e-commerce (come ChannelApe ). Perché?

  • Aggiornamenti automatici della quantità di inventario
  • Aggiornamenti automatici delle schede di prodotto (nel caso in cui il fornitore modifichi prezzi, descrizioni, titoli, aggiungi / elimini prodotti, ecc.)
  • Coerenza tra più canali di vendita (come il tuo sito Web, Amazon, eBay, ecc.)
  • Aggiornamenti automatici delle varianti (come dimensioni, colore, stile, ecc.)
  • Creeranno un feed di dati per te se non ne hai uno

La maggior parte delle piattaforme di gestione dell’inventario specifiche per l’e-commerce sono semplici come registrarsi per un account, accedere con i propri dati e premere alcuni pulsanti per configurare. Dovresti essere in grado di fare tutto in 30 minuti a un’ora.

Ora (si spera) hai una solida conoscenza della gestione dell’inventario e un solido piano d’azione da attuare. Spero che questi metodi possano migliorare il tuo business e darti un ROI solido per dedicare del tempo alla lettura di questo contenuto.

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