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Quel est le retour sur investissement dans le lancement d’un événement Live ?

Si vous écoutez le podcast de l’École de marketing, vous aurez probablement entendu Neil et moi parler de l’événement DTLA École de marketing que nous prévoyons d’accueillir en Juin.En fait, vous avez peut-être remarqué que de nombreuses marques sautent sur le wagon de l’événement en direct.

Mais est-ce vraiment la peine?À quoi ressemble le retour sur investissement lors du lancement d’un événement en direct, par rapport à l’investissement de vos dollars marketing dans d’autres canaux?

La réponse, bien sûr, est … Dépend.Le retour sur investissement final de votre événement dépend de plusieurs facteurs, y compris le coût des billets, tous les frais que vous perçoit auprès des commanditaires, vos back-end upsells, et même la vente pure et simple de votre conférence.

Analysons chacun d’eux plus en détail afin que vous puissiez voir comment ils travaillent ensemble dans l’action avant de décider si l’hébergement d’un événement en direct est bon pour vous.

Gagnez de l’argent grâce aux frais de billet

Lorsque Neil et moi accueilleons notre événement, la participation sera gratuite.Et je ne te recommande pas vraiment de faire ça.c’est exactement ce qu’on a promis aux gens quand on a commencé à parler de faire un événement en direct.

D’une part, les clients sont plus susceptibles de se présenter s’ils ont un peu de peau dans le jeu pour l’achat d’un billet.D’après ce que j’ai entendu, il n’est pas rare que 40-50% des participants inscrits ne se présentent pas à des événements gratuits.Même lorsque les participants paient à l’avance, un taux de non-présentation de 10 à 15 % n’est pas rare.Il se passe des choses.

À part cela, l’organisation d’événements n’est pas bon marché.Selon le type d’événement que vous prévoyez organiser, vous devrez peut-être considérer :

  • Frais de président, si vous avez une tête d’affiche ou un conférencier principal
  • Une propriété à louer qui gardera le nombre de participants que vous attendez
  • Tables, chaises et location d’équipements audiovisuels (s’ils ne sont pas inclus dans les tarifs de l’établissement)
  • Rafraîchissements, qu’il s’agisse d’un bar, de repas en conserve ou d’un buffet complet
  • Signes et autres documents imprimés
  • Personnel pour gérer votre table d’inscription et d’autres besoins sur place
  • Un logiciel de gestion d’événements, une application événement ou un autre outil logistique

Bien sûr, il y a beaucoup de variabilité ici.Si vous voulez qu’un présentateur local soit présent à un groupe de 30 personnes dans la salle de réunion de votre YMCA local, votre budget d’événement sera très différent de celui où vous prévoyez d’inviter l’un des noms les plus importants de votre industrie à présenter des milliers de personnes à une salle de bal élégante de l’hôtel.

Mais pour une estimation moyenne, j’ai l’dis-le et coûte environ 200 $ – 300 $ chacun pour faire un événement équitable.En exécutant quelques chiffres rapides, cela signifie que si vous prévoyez d’avoir 100 personnes présentes, vos coûts atteindront environ 30 000 $.Si vous allez jusqu’à 200 personnes, vous êtes maintenant à la recherche de 60 000 $.

Si vous ne facturez pas de billets, vous devez récupérer le coût ailleurs.Mais une fois que vous commencez à facturer des billets, les revenus que vous générez dans d’autres domaines devient un profit pur.Poursuivant notre exemple :

  • Pour atteindre le seuil de la chance, vous devriez facturer 300 $ par billet.
  • Si vous avez facturé 500 $ par billet, vous gagnez maintenant 200 $ par billet pour un profit de 20 000 $ pour un événement de 100 personnes et 40 000 $ pour un événement de 200 personnes, plus les revenus générés dans d’autres domaines.
  • Si vous apportez le prix de vos billets jusqu’à 1 000 $ par billet – un prix pas rare dans le monde du marketing – vous gagnez 700 $ net par billet, créant un profit basé sur les billets de 70 000 $ à 140 000 $ par 100 à 200 participants.

Personnellement, je ne recommanderais pas les billets de prix basés sur le seuil de rentabilité prévu, parce que les événements coûtent presque toujours plus cher que vous attendez.Il ya toujours des achats inattendus de dernière minute ou de la commission que vous n’avez pas prévu , alors planifiez à l’avance.Kaitlin Colston d’Endless Events recommande de mettre de côté 15% du budget prévu comme un « fonds jour de pluie » pour s’assurer que ces coûts inattendus ne réduisent pas la rentabilité.

En savoir plus : 7 façons intelligentes de capturer des contacts grâce au marketing

Ajout de frais de commandite au mélange

Si vous ne gagnez pas d’argent à partir de billets d’événements, votre profit peut prendre la forme de frais que vos commanditaires vous versent :

Capture d’écran 74Fondamentalement, lorsque vous dirigez un événement, vous créez un public en direct.Et tandis que ce public en captivité pourrait être composé de vos clients cibles, il y a de fortes chances qu’il y ait d’autres marques qui aimeraient se tenir devant vos participants.C’est là que les frais de commandite entrent en jeu.

Il y a un certain nombre de facteurs différents que vous devez prendre en considération lors de la planification d’ajouter des commanditaires à votre événement.Le principal d’entre eux est la nécessité de créer des paquets de parrainage qui attirent tout commanditaire potentiel.Bruce Erley, président et chef de la direction de Creative Strategies Group, décompose les avantages du parrainage d’événements en trois catégories lors du calcul des frais potentiels :

  • La valeur tangible, qu’il définit comme « la valeur quantifiable de tous les avantages mesurables que vous offrez au commanditaire ».Des exemples de ce type d’avantage pourraient être la valeur nominale de 10 billets gratuits ou le taux du marché pour l’espace publicitaire fourni dans le cadre d’un niveau de parrainage.
  • La valeur intangible – qui est « la valeur qualitative d’être associé à l’événement ».C’est plus difficile à mesurer, mais il convient de se rappeler que si vous créez un grand événement, les marques bénéficient d’en faire partie.
  • La valeur marchande – qui prend en compte les taux actuels des différents marchés et types d’événements.Naturellement, les paquets de patronage regarderont très différent si vous accueillez un séminaire de haut niveau à New York City, comparé à une conférence d’une heure à Iowa City.

Pris ensemble, Erley explique: « Pour déterminer la part d’un parrainage, j’augmente la valeur en dollars de tous les avantages tangibles qu’une entreprise recevra à un niveau donné de parrainage, l’amplifiant de la valeur intangible de l’association avec mon événement, puis en tenant compte de toute pression du marché local à la hausse ou à la baisse des prix. "

Dans une certaine mesure, vous pouvez réduire ce processus en examinant les événements similaires qu’ils ont facturés aux commanditaires (et les avantages qu’ils ont reçus en retour).Assurez-vous de comparer les pommes avec les pommes.Même si vous voulez faire de votre événement l’une des plus grandes attractions de votre industrie, vous n’êtes probablement pas encore là, de sorte que vous ne pouvez pas être en mesure de charger ce qu’ils facturent.

Enfin, gardez les coûts à l’esprit.Supposons que vous organisez un événement de 100 personnes pour lequel les billets sont de 300 $.Sachant que vous allez équilibrer les coûts de vos événements, vous comptez sur les commandites pour faire vos profits.Mais si vous enregistrez 20 billets gratuits pour les commanditaires, c’est 6000 $ en recettes de billets que vous ne verrez pas.Maintenant, vous investissez dans vos revenus de parrainage afin que vous puissiez couvrir vos coûts.

Lire la suite: Pourquoi tous les spécialistes du marketing devraient aller à des conférences d’après-partie

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Vendre vos produits ou services aux participants à l’événement

Neil et moi aimons recommander que la vente de billets ou les frais de commandite couvrent les coûts de l’événement afin que l’autre devienne votre profit.Cependant, ce ne sont pas la seule façon de gagner de l’argent en organisant des événements.

Penser les participants comme un public animé rend les avantages de leur vendre des produits et des services assez évidents.En fait, si vous regardez la plupart des grandes conférences de marketing, vous verrez qu’elles sont organisées par des entreprises de produits dans l’espace, y compris MozCon par Moz, Opticon par Optimizely, et hubspot’s Incoming Conference.

Il suffit de regarder les chiffres sur Inbound 2018. Selon le site Web de l’événement, plus de 24.000 personnes ont assisté à l’entreprise 2018 à Boston, MA.

LeEvénement entrant prix moyen des billets pour l’événement varie de 199 $ pour le Laissez-passer communautaire jusqu’à 2 199 $ pour un billet VIP (sans tenir compte des frais de promotion des lève-tôt).Bien que je n’ai aucune idée du nombre de billets entrants dans chaque niveau ont été vendus, nous jouons avec les numéros, en supposant qu’ils ont vendu le même montant que chaque type de billet:

  • 8 000 participants X 199 $ Laissez-passer communautaire = 1 592 000 $
  • 8 000 participants X 1 699 $ Laissez-passer tout accès = 13 592 000 $
  • 8 000 participants X 2 199 $ Laissez-passer VIP = 17 592 000 $

C’est un total de près de 33 millions de dollars, juste pour les recettes des billets.

Bien sûr, ces chiffres pourraient être beaucoup plus élevés ou inférieurs, selon l’heure de vente et la distribution du type de billet.Et Inbound n’est certainement pas un événement bon marché à gérer, car il nécessite beaucoup d’espace et de ressources pour garder plus de 24.000 participants heureux sur une période de quatre jours (mon estimation de 300 $ par habitant est probablement beaucoup plus faible que ce qui est réellement nécessaire pour produire l’événement, même si ce calcul simple vient à lui seul à 7,2 millions de dollars ici).

Ces chiffres devraient vous donner une idée de la rentabilité des événements en direct.Mais la question n’est pas de savoir si Inbound est rentable en fonction des tarifs des billets, des forfaits de parrainage ou des possibilités pour les exposants.Ce qui est susceptible d’avoir le plus d’importance pour HubSpot est la keynote mardi après-midi où les fondateurs Brian Halligan et Dharmesh Shah prennent la scène et parlent de ce qui est nouveau avec HubSpot – ainsi que l’ensemble de la piste de hubspot sessions de formation spécifiques.

Tout participant qui n’est pas un utilisateur hubspot passera l’événement inondé avec les avantages des outils de l’entreprise.Si même une fraction des participants deviennent des clients – ou recommandent HubSpot à d’autres, d’après ce qu’ils ont appris – cela représente une énorme source potentielle de revenus pour l’entreprise.

Lire la suite: Pourquoi vous devriez définir un ordre du jour et se concentrer sur le renforcement de l’équipe lors de conférences

Vendez votre événement

Un flux de revenus final potentiel qui mérite d’être mentionné ici est en fait la vente de votre événement.Et bien qu’il soit difficile d’obtenir des chiffres difficiles sur combien vous pouvez gagner de cette façon, il est intéressant de noter qu’il ya de la demande.Il suffit de consulter le Traffic and Conversions Summit et summit affilié, qui ont tous deux été vendus à Clarion Events ces dernières années.

Sommet des affiliés

Il y a beaucoup d’avantages pour une entreprise comme Clarion.D’après ce que j’ai appris à leur sujet, ils achètent des conférences parce qu’ils savent que les participants sont très impliqués.Ils sont donc en mesure d’exploiter les économies d’échelle pour produire des événements de la manière la plus rentable possible :

  • Ajout d’autres événements (jetez un oeil au nombre de spécialistes du marketing numérique qu’il a ajoutés dernièrement)
  • Promotion croisée des commanditaires lors de différents événements afin d’augmenter les revenus de commandite
  • Bloquer des blocs d’hôtels locaux au tarif de gros et les revendre aux participants par le biais de sites comme Expedia et Kayak

Clarion ou un autre acheteur sera-t-il intéressé par l’achat de votre événement?Peut-être que non. Mais si vous cherchez à organiser une conférence importante, pensez à votre sortie de la même manière que vous penseriez à quitter une start-up.Si vous ne pouvez pas imaginer organiser le même événement depuis plus de 20 ans, l’acquisition pourrait être une option.

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Mélangez pour maximiser votre retour sur investissement

Enfin, gardez à l’esprit que rien de tout cela ne devrait être « o-o ».Lors de notre événement live de juin, par exemple, Neil et moi ne facturons pas le prix des billets, mais nous prévoyons d’organiser un dîner VIP exclusif pour 20 participants.Les tarifs pourraient atteindre 2 000 $ par siège, de sorte que nous pourrons utiliser les revenus générés par le dîner pour compenser les billets gratuits, sans même envisager les frais de commandite ou la possibilité de vendre nos services aux participants.

Gardez toutes ces différentes options à l’esprit et faites preuve de créativité!Mélangez vos stratégies génératrices de revenus pour rendre votre événement aussi rentable que possible, tout en créant une expérience incroyable pour vos participants.

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