¿Cuál es el ROI en el lanzamiento de un evento en vivo?

Si escuchas el podcast de la Escuela de Marketing, probablemente habrás oído a Neil y a mí hablar sobre el evento DTLA de la Escuela de Marketing que planeamos organizar en junio.De hecho, es posible que haya notado que muchas marcas están saltando en el vagón de eventos en vivo.

¿Pero realmente vale la pena?¿Cómo es roi al lanzar un evento en vivo, en comparación con invertir sus dólares de marketing en otros canales?

La respuesta, por supuesto, es … Depende.El ROI final de su evento depende de varios factores, incluidos los costos de las entradas, las tarifas que cobre de los patrocinadores, sus ventas posteriores e incluso la venta directa de su conferencia.

Analicemos cada uno de estos con más detalle para que pueda ver cómo trabajan juntos en acción antes de decidir si organizar un evento en vivo es adecuado para usted.

Ganar dinero a través de las tarifas de boletos

Cuando Neil y yo organicemos nuestro evento, la participación será gratuita.Y realmente no te recomiendo que hagas eso– eso es exactamente lo que le prometimos a la gente cuando empezamos a hablar de hacer un evento en vivo.

Por un lado, es más probable que los invitados aparezcan si tienen algo de piel en el juego para comprar un boleto.Por lo que he oído, no es inusual que entre el 40 y el 50% de los asistentes registrados no se presenten a eventos gratuitos.Incluso cuando los participantes pagan por adelantado, una tasa de no presentarse del 10-15% no es infrecuente.Las cosas pasan.

Aparte de eso, organizar eventos no es barato.Dependiendo del tipo de evento que planee organizar, es posible que deba tener en cuenta:

  • Honorarios de los oradores, si usted tiene un titular o orador principal
  • Una propiedad para alquilar que mantendrá el número de participantes que espera
  • Mesas, sillas y alquiler de material audiovisual (si no está incluido en las tarifas del establecimiento)
  • Refrescos, ya sea un bar, comidas enlatadas o un buffet completo
  • Signos y otros materiales impresos
  • Personal para administrar su mesa de registro y otras necesidades in situ
  • Un programa de software de gestión de eventos, una aplicación de eventos u otra herramienta logística

Por supuesto, hay mucha variabilidad aquí.Si desea que un presentador local esté presente en un grupo de 30 personas en la sala de reuniones de su YMCA local, su presupuesto para eventos será muy diferente a cuando planea invitar a uno de los nombres más importantes de su industria para presentar a miles de personas a un elegante salón de baile de hotel.

Pero para una estimación intermedia, por lo general digo que cuesta alrededor de $200-$300 cada uno para hacer un evento justo.Al ejecutar algunos números rápidos, esto significa que si planea tener 100 personas presentes, sus costos alcanzarán alrededor de $30,000.Si subes a 200 personas, ahora estás buscando $60,000.

Si no cobras por los boletos, necesitas recuperar el costo en otro lugar.Pero una vez que empiezas a cobrar por los boletos, los ingresos que generas en otras áreas se convierten en ganancias puras.Continuando con nuestro ejemplo:

  • Para romper parejo, usted debe cobrar $300 por boleto.
  • Si has cobrado $500 por boleto, ahora estás ganando $200 por boleto con un beneficio de $20,000 en un evento con 100 personas y $40,000 en un evento con 200 personas, más los ingresos generados en otras áreas.
  • Si usted trae los precios de sus boletos hasta $1,000 por boleto – un precio no infrecuente en el mundo del marketing – usted gana $700 netos por boleto, creando un beneficio basado en boletos de $70,000-$140,000 por cada 100-200 participantes.

Personalmente, no recomendaría entradas de precio basadas en el punto de interrupción esperado, porque los eventos casi siempre cuestan más de lo que esperas.Siempre hay algunas compras inesperadas de última hora o comisión que no anticipó, así que planifique con anticipación.Kaitlin Colston de Endless Events recomienda reservar el 15% del presupuesto previsto como un "fondo de día lluvioso" para asegurarse de que estos costos inesperados no reduzcan la rentabilidad.

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Añadir honorarios de patrocinio a la mezcla

Si no estás ganando dinero con los tickets del evento, tus ganancias pueden venir en forma de tarifas que tus patrocinadores te pagan:

siCaptura de pantalla 74camente, cuando estás dirigiendo un evento, estás creando una audiencia en vivo.Y aunque este público en cautiverio podría estar formado por sus clientes objetivo, lo más probable es que haya otras marcas que les gustaría estar frente a sus participantes.Aquí es donde entran los honorarios de patrocinio.

Hay una serie de factores diferentes que debe tener en cuenta al planear agregar patrocinadores a su evento.El principal de ellos es la necesidad de crear paquetes de patrocinio que atraigan a cualquier patrocinador potencial.Bruce Erley, presidente y CEO de Creative Strategies Group, divide los beneficios del patrocinio de eventos en tres categorías al calcular las tarifas potenciales:

  • El valor tangible, que define como "el valor cuantificable de todos los beneficios medibles que usted proporciona al patrocinador".Ejemplos de este tipo de beneficios podrían ser el valor nominal de 10 entradas gratuitas o la tarifa de mercado para el espacio publicitario proporcionado como parte de un nivel de patrocinio.
  • El valor intangible – que es "el valor cualitativo de estar asociado con el evento".Esto es más difícil de medir, pero vale la pena recordar que si creas un gran evento, las marcas se benefician de ser parte de él.
  • El valor de mercado – que tiene en cuenta las tasas actuales de diferentes mercados y tipos de eventos.Comprensiblemente, los paquetes de patrocinio se verán muy diferentes si usted está organizando un seminario de alto nivel en la ciudad de Nueva York, en comparación con una conferencia de una hora en Iowa City.

En conjunto, Erley explica: "Para determinar la participación de un patrocinio, aumento el valor en dólares de todos los beneficios tangibles que una empresa recibirá a un nivel determinado de patrocinio, ampliándolo del valor intangible de la asociación con mi evento y luego teniendo en cuenta cualquier presión del mercado local hacia arriba o hacia abajo en los precios. "

Hasta cierto punto, puede reducir este proceso examinando qué eventos similares cobraron a los patrocinadores (y qué beneficios recibieron a cambio).Sólo asegúrese de comparar manzanas con manzanas.Incluso si quieres convertir tu evento en una de las mayores atracciones de tu industria, probablemente aún no estés allí, así que es posible que no puedas cargar lo que están cobrando.

Por último, tenga en cuenta los costos.Supongamos que está organizando un evento para 100 personas para el que las entradas cuestan $300.Sabiendo que vas a equilibrar los costos de tus eventos, estás contando con patrocinios para obtener tus ganancias.Pero si registras 20 boletos gratis para patrocinadores, son $6,000 en ingresos por boletos que no verás.Ahora está invirtiendo en sus ganancias de patrocinio para que pueda cubrir sus costos.

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Vender sus productos o servicios a los asistentes al evento

Neil y yo nos gusta recomendar que las tarifas de venta de entradas o patrocinio cubran los costos del evento para que el otro se convierta en su beneficio.Sin embargo, estas no son la única manera de ganar dinero organizando eventos.

Pensar en los participantes como un público animado hace que los beneficios de venderlos sean productos y servicios bastante obvios.De hecho, si nos fijamos en muchas de las grandes conferencias de marketing, verá que están organizadas por empresas de productos en el espacio, incluyendo MozCon by Moz, Opticon by Optimizely y Hubspot's Incoming Conference.

Basta con mirar los números en inbound 2018. Según el sitio web del evento, más de 24.000 personas asistieron a la compañía en 2018 en Boston, MassachuseEvento entrantetts.

Los precios promedio de las entradas para el evento van desde $199 para el Community Pass hasta $2,199 por un boleto VIP (sin tener en cuenta las tarifas de promoción anticipada).Aunque no tengo idea de cuántas entradas entrantes en cada nivel se vendieron, jugamos con los números, suponiendo que vendieran la misma cantidad que cada tipo de boleto:

  • 8,000 participantes X $199 Community Pass = $1,592,000
  • 8,000 participantes X $1,699 All Access Pass = $13,592,000
  • 8,000 participantes X $2,199 VIP Pass = $17,592,000

Eso es un total de casi $33 millones, sólo para ingresos de boletos.

Por supuesto, estos números podrían ser mucho más altos o más bajos, dependiendo del tiempo de venta y la distribución del tipo de billete.Y inbound ciertamente no es un evento barato de manejar, ya que requiere mucho espacio y recursos para mantener felices a más de 24,000 asistentes durante un período de cuatro días (mi estimación de $300 per cápita es probablemente mucho menor de lo que realmente se necesita para producir el evento, a pesar de que ese simple cálculo por sí solo llega a $7.2 millones aquí).

Estos números deben darle una idea de lo rentables que pueden ser los eventos en vivo.Pero la pregunta no es si inbound es rentable basado en tarifas de boletos, paquetes de patrocinio u oportunidades para los expositores.Lo que es más probable que importe a HubSpot es la Keynote el martes por la tarde, donde los fundadores Brian Halligan y Dharmesh Shah toman el escenario y hablan sobre lo que es nuevo con HubSpot, así como todo el seguimiento de sesiones de entrenamiento específicas de hubspot.

Cualquier participante que no sea usuario de HubSpot pasará el evento inundado con los beneficios de las herramientas de la empresa.Si incluso una fracción de los participantes se convierten en clientes , o recomiendan HubSpot a otros, basándose en lo que han aprendido – esto representa una enorme fuente de ingresos potencial para el negocio.

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Vende tu evento

Un flujo de ingresos final potencial que merece ser mencionado aquí es en realidad la venta de su evento.Y aunque es difícil obtener números difíciles sobre cuánto se puede ganar de esta manera, vale la pena señalar que hay demanda.Basta con echar un vistazo a la Cumbre de Tráfico y Conversiones y la Cumbre de Afiliados, que se han vendido a Clarion Events en los últimos años.

Cumbre de Afiliados

Hay muchas ventajas para una empresa como Clarion.Basándose en lo que aprendí sobre ellos, van por ahí comprando conferencias porque saben que los participantes están muy involucrados.Así que son capaces de explotar economías de escala para producir eventos de la manera más rentable posible:

  • Añadir más eventos (echa un vistazo a cuántos vendedores digitales ha añadido últimamente)
  • Promoción cruzada de patrocinadores en diferentes eventos con el fin de aumentar los ingresos por patrocinio
  • Bloquee bloques de hoteles locales a la tarifa mayorista y revórselos a los asistentes a través de sitios como Expedia y Kayak

¿Clarion u otro comprador estará interesado en comprar su evento?Tal vez no lo sea. Pero si estás buscando organizar una conferencia importante, piensa en tu salida de la misma manera que pensarías en dejar una startup.Si no te imaginas organizar el mismo evento durante más de 20 años, la adquisición podría ser una opción.

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Mezcle para maximizar su ROI

Por último, tenga en cuenta que nada de esto debe ser "o-o".En nuestro evento en vivo de junio, por ejemplo, Neil y yo no cobramos los precios de las entradas, pero planeamos organizar una cena VIP exclusiva para 20 asistentes.Las tarifas podrían ser de hasta $2,000 por asiento, por lo que podremos usar los ingresos generados por la cena para compensar boletos gratis, sin siquiera considerar las tarifas de patrocinio o la oportunidad de vender nuestros servicios a los asistentes.

¡Ten en cuenta todas estas diferentes opciones y sé creativo!Mezcle sus estrategias generadoras de ingresos para hacer que su evento sea lo más rentable posible, mientras sigue creando una experiencia increíble para sus asistentes.