Come creare un indirizzo email professionale [con esempi] 

Fino al 20,4% delle e-mail non vengono recapitate correttamente o rimangono non aperte. Considerando che un sondaggio congiunto completato da Litmus e Fluent ha rivelato che oltre il 40% delle persone ha identificato l’indirizzo e-mail del mittente come l’elemento che guarda per primo quando decide se aprire un’e-mail, qualcosa di semplice come il tuo indirizzo e-mail aziendale ha tutto all’improvviso diventa molto meno banale.

Quando comunichi tramite e-mail, non c’è interazione di persona. Quindi, il tuo pubblico dovrà fare affidamento su altri elementi per determinare se il tuo marchio è affidabile o meno. Senza stabilire che sei davvero un’azienda credibile, sarà molto più difficile concludere quelle vendite. In breve, le tue vendite dipendono dalla fiducia! 

Pensa al tuo indirizzo email come alla tua identità online. Pensandoci un po ‘, puoi assicurarti che il modo in cui sei rappresentato sia in linea con il modo in cui desideri che il tuo pubblico di destinazione ti veda.


Come creare un indirizzo email professionale [con esempi]:

  • Perché il tuo indirizzo email è importante?
  • Suggerimenti per la creazione di un indirizzo e-mail professionale
  • Formati per la creazione di indirizzi e-mail

Perché il tuo indirizzo email è importante?

Il tuo indirizzo email può servire come introduzione alla tua attività. Se opererai esclusivamente online, questo diventa ancora più importante. Un dettaglio apparentemente minore, come il tuo indirizzo email, può migliorare il modo in cui le persone vedono la tua attività o ridurre la tua immagine. Ad esempio, gli indirizzi e-mail che utilizzano il nome di dominio sono considerati più professionali e aiuteranno le persone a riporre la loro fiducia in te. 

Non solo vuoi fare un’ottima impressione sui tuoi potenziali clienti, ma anche sui motori di ricerca. Google e gli altri provider di posta elettronica generalmente visualizzano gli indirizzi e-mail collegati a un nome di dominio come meno contenenti spam. 


Suggerimenti per la creazione di un indirizzo e-mail professionale

Creare un indirizzo e-mail che funzioni potrebbe non essere così eccitante come creare infografiche e altre risorse visive, ma almeno è veloce e piuttosto semplice. Per semplificarlo ulteriormente, abbiamo identificato sei consigli pratici per assicurarti che il tuo indirizzo e-mail non sia il motivo per cui la tua strategia di email marketing non riesce a fornire. 


Mantienilo coerente

Anche se attualmente potresti essere l’unica persona che gestisce la tua attività, è probabile che espanderai il tuo team man mano che la tua attività cresce. Quindi, evita di utilizzare un indirizzo email personale anche quando è ancora agli inizi. Quando utilizzi un indirizzo Yahoo o Gmail gratuito, comunica al tuo pubblico di destinazione che stai ancora cercando di essere un’azienda. 

Un indirizzo e-mail personalizzato crea l’impressione che tu sia un vero business (anche quando non sei ancora arrivato). Idealmente, desideri utilizzare lo stesso nome di dominio del sito della tua azienda nel tuo indirizzo email. Facendo in modo che il tuo marchio rimanga coerente sin dall’inizio, inizi a creare un’immagine professionale che è una pietra angolare per creare fiducia tra il tuo pubblico di destinazione.


Mantenerlo consueto

L’utilizzo di un formato standard quando crei il tuo indirizzo e-mail ha due vantaggi principali. Aiuta a far crescere la fiducia e il tuo pubblico di destinazione lo troverà più facile da ricordare. 

Come accennato nel punto precedente, è necessario pensare a lungo termine e riflettere sui piani che si sono proposti per il futuro. Un indirizzo e-mail più convenzionale rispetto, ad esempio, daboss@gmail.com sarà un prerequisito se vuoi espandere la tua attività. Sebbene le convenzioni familiari possano sembrare noiose, è più saggio usarle, considerando che la posta in gioco è la tua attività.


Rendilo facile da pronunciare

A volte dovrai leggere il tuo indirizzo e-mail al telefono o dirlo ad alta voce di persona. Quindi, se sai che le persone hanno difficoltà a scrivere il tuo nome o cognome, sarebbe meglio abbreviarlo in qualcosa che è più facile da capire (e da scrivere correttamente). È un dato di fatto, anche se il tuo nome è facile da pronunciare ma lungo, sarà meglio usare invece una versione abbreviata. Mantenendolo breve, le persone saranno più propense a ricordarlo correttamente.


Evita di utilizzare un account senza risposta quando invii email

La linea di comunicazione tra la tua azienda ei suoi potenziali clienti dovrebbe rimanere sempre aperta. Se invii e-mail da un account di posta elettronica a cui non possono rispondere, le tue e-mail diventeranno meno credibili e anche il tasso di apertura sarà inferiore. 


Modifica il nome visualizzato

Le persone spesso dimenticano di poter modificare il nome visualizzato. In effetti, molto probabilmente scoprirai che dovrai modificare il tuo nome visualizzato di volta in volta a seconda del motivo per cui hai inviato le tue e-mail. Ad esempio, se sai che invierai email fredde per generare vendite, il tuo pubblico di destinazione determinerà se sarà meglio utilizzare il nome della tua azienda o il nome personale come nome visualizzato. Se ti rivolgi ad agenzie, potrebbe essere meglio usare il tuo nome personale, mentre le piccole imprese probabilmente risponderanno meglio al nome della tua azienda come nome visualizzato. 

Inoltre, se la tua azienda è già nota a molti, può essere più efficace utilizzare il nome della tua attività come nome visualizzato. In questo modo riconosceranno immediatamente il tuo marchio. Questo approccio funziona particolarmente bene se invierai email promozionali poiché i tuoi iscritti probabilmente non conosceranno nessuno dei dipendenti.


Crea una firma per l’indirizzo e-mail

Una firma e-mail aziendale non è solo un modo migliore per terminare le tue e-mail. Ha anche il potenziale per essere un potente strumento di marketing. La buona notizia è che non devi necessariamente assumere i servizi di un’agenzia di progettazione grafica solo per creare una firma e-mail accattivante e dall’aspetto professionale. Inoltre, non è necessario disporre di competenze tecnologiche avanzate. Invece, puoi fare affidamento su uno dei vari generatori di firme e-mail aziendali disponibili che puoi utilizzare per creare una bella firma e-mail (alcuni di essi sono persino gratuiti). I generatori gratuiti potrebbero non vantare tante funzionalità come quelli a pagamento, ma è comunque un buon punto di partenza, soprattutto se si lavora con un budget limitato.

La maggior parte di questi strumenti (gratuiti e premium) fornisce modelli che puoi personalizzare aggiungendo le tue informazioni. I dettagli da includere nella tua firma sono: il tuo titolo, il nome della tua attività, informazioni di contatto alternative e un link al tuo sito web. Il generatore creerà quindi una firma che funzionerà con diversi provider come Outlook e Gmail. Alla fine della giornata, se fai molto affidamento sulla posta elettronica per le imprese, molto probabilmente varrà la pena pagare per un generatore di firme e-mail in quanto può aiutarti a generare più affari.


Formati per la creazione di indirizzi e-mail

Includere il tuo indirizzo email personale come modo principale per contattarti sul tuo sito web aziendale sembra poco professionale. Fortunatamente, ciò non significa che ora devi accedere a diverse caselle di posta elettronica. Invece, una soluzione alternativa facile da configurare è creare una regola di inoltro (il tuo provider di servizi di posta elettronica dovrebbe offrire questa opzione). In questo modo le tue e-mail da tutti gli altri tuoi indirizzi verranno inoltrate al tuo indirizzo e-mail personale in modo che tu possa controllarle da un’unica posizione centrale. 

Sebbene le regole per la creazione di un indirizzo e-mail professionale non siano scolpite nella pietra, esistono alcuni formati standard che puoi applicare. È davvero facile modificare questi formati se possiedi già un nome di dominio personalizzato. Qualunque sia il caso, ricordati di applicare lo stesso formato in modo coerente.

Se non possiedi ancora un nome di dominio personalizzato, la tua prima priorità dopo aver scelto un nome di attività commerciale è scoprire se il dominio e l’estensione che desideri utilizzare sono ancora disponibili. La tua piattaforma host di posta elettronica sarà in genere in grado di aiutarti a verificarlo. La buona notizia è che oggigiorno è abbastanza semplice creare account di posta elettronica che utilizzano un nome di dominio personalizzato. Infatti, quando si opta per un piano a pagamento, la maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica ti darà la possibilità di un nome di dominio personalizzato. Se non disponi ancora di un provider di servizi di posta elettronica affidabile, puoi provare Microsoft Office 365, G Suite di Google o persino Zoho Mail.

Di seguito sono riportati alcuni dei formati comuni che puoi utilizzare durante la creazione di un indirizzo email aziendale professionale: 

  • Le piccole imprese che non richiedono troppi account di posta elettronica diversi possono semplicemente creare un account di posta elettronica. Da una richiesta generale a una richiesta di consegna, un indirizzo email come hello@nomeazienda.com può funzionare bene in questo caso. La parola “ciao” è usata in tutto il mondo come saluto, il che la rende una scelta sicura e buona, soprattutto se lavorerai con clienti internazionali. 
  • Se sai che trasformerai il tuo nome nel tuo marchio, puoi utilizzare questo formato: nome + cognome@nomeazienda.com (ad esempio, angelablack@imhmarketers.com ). Se il nome della tua attività è già il tuo nome personale, un’altra opzione è includere una posizione o un ruolo, invece di usare semplicemente “ciao”. Puoi, ad esempio, utilizzare qualcosa come ceo@angelablack.com creativedirector@angelablack.com
  • Se i tuoi diversi dipendenti richiedono i propri account di posta elettronica, hai alcune opzioni. È possibile utilizzare nome cognome initial@yourbusinessname.com , iniziale del nome di battesimo + surname@yourbusinessname.com , o semplicemente prima name@yourbusiness.com.

Il formato più popolare utilizzato dalle aziende è semplicemente quello di utilizzare il nome seguito dal nome del dominio / dell’attività (ad esempio, angela@imhmarketers.com ). È facile da ricordare, ma può causare problemi quando hai più di un dipendente con lo stesso nome. 

Dopo l’approccio del nome, il formato successivo più popolare è quello di utilizzare il nome del dipendente seguito dall’iniziale del suo cognome (ad esempio angelab@imhmarketers.com ). Ciò che rende questo formato una buona opzione è che la privacy dei tuoi dipendenti è rispettata poiché non rivelerai il loro intero cognome. Inoltre, se hai più di un dipendente con lo stesso nome, potrai comunque utilizzare questo formato. È un dato di fatto, i clienti spesso provano questo formato quando non hanno l’indirizzo effettivo ma devono inviare un’e-mail a un dipendente specifico di un’azienda.

Se sei ancora preoccupato di avere un problema con i nomi duplicati, puoi invece utilizzare l’iniziale del nome del dipendente e il suo intero cognome seguiti dal nome della tua attività (ad esempio, ablack@imhmarketers.com ). Tuttavia, poiché questo formato dell’indirizzo e-mail rivelerà il cognome dei tuoi dipendenti, potrebbero obiettare.

Per le aziende che hanno diversi reparti, puoi creare alcuni indirizzi email. A seconda delle tue esigenze specifiche, potresti voler creare i seguenti indirizzi:

  • sales@yourbusinessname.com
  • account@nomeazienda.com
  • support@yourbusinessname.com
  • inquiries@yourbusinessname.com
  • vacancies@yourbusinessname.com
  • hr@nomeazienda.com

Conclusione delle cose …

La posta elettronica si è sviluppata in qualcosa di molto di più di un semplice strumento di comunicazione. Al giorno d’oggi, può essere utilizzato come uno dei più potenti strumenti di marketing. Sebbene sia utile impostare obiettivi per la tua campagna di email marketing, l’obiettivo principale ogni volta che invii un’email dovrebbe essere che il destinatario apra effettivamente la tua email. 

Per aiutarti ad aumentare il tuo tasso di apertura, un indirizzo email professionale è fondamentale. È possibile, ad esempio, creare indirizzi e-mail per scopi o dipartimenti diversi. Se hai paura che il controllo della tua posta diventi troppo dispendioso in termini di tempo, puoi semplicemente configurare l’inoltro della posta per semplificare il processo. 

Alla fine della giornata, mantenendolo coerente con le linee guida del tuo marchio, il tuo indirizzo email aziendale può aiutare a generare più affari aiutando a far crescere la fiducia nella tua attività. L’unico dito che dovrai alzare è digitare e inviare le tue email.