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Come consentire ai tuoi dipendenti di lavorare da casa [Checklist]

Sei il proprietario di un’azienda che sta pensando di lasciare che il tuo personale lavori da casa? Il lavoro a distanza può avere molti vantaggi per la tua azienda, ma può essere spaventoso fare questo salto.

Ecco perché abbiamo creato il lavoro definitivo dalla checklist di casa per aiutarti a potenziare il tuo personale appena remoto. Se fatto correttamente, lasciare che i tuoi dipendenti lavorino da casa può essere una delle migliori decisioni aziendali che prendi.

E alla fine di questo articolo, vedrai esattamente perché.

Quindi immergiamoci e impariamo come aiutare i tuoi dipendenti a spostarsi dal lavoro in loco a quello remoto.

I vantaggi di avere un team remoto

Come azienda che è sempre stata remota al 100%, OptinMonster conosce una o due cose sui suoi vantaggi. Francamente, non potremmo pensare di fare affari in nessun altro modo.

Scopri alcuni dei principali vantaggi della creazione di un team remoto:

Vantaggi della creazione dell'elenco dei team remoti

  • Risparmia su grandi spazi per uffici
  • Trova i migliori talenti da tutto il mondo
  • Aumentare la produttività
  • Tenere riunioni più efficienti
  • Fornire alle carriere una maggiore soddisfazione professionale
  • Dai maggiore autonomia ai tuoi dipendenti
  • Riduci il tuo fatturato
  • Promuovere un equilibrio più salutare tra lavoro e vita privata

Dobbiamo andare avanti?

Il fatto è che la ricerca promuove principalmente il lavoro da casa come modello di business più efficiente. E se non sei ancora completamente convinto, dai un’occhiata ad alcune di queste sorprendenti statistiche sull’argomento provenienti da Flexjobs :

  • L’85% delle aziende conferma che la produttività è aumentata nella propria azienda dopo essere andata in remoto
  • Il 90% dei dipendenti afferma che accordi di lavoro più flessibili aumenterebbero il morale dei dipendenti
  • I lavoratori remoti hanno il 57% di probabilità in più rispetto all’americano medio di essere soddisfatti del proprio lavoro
  • Il 65% dei lavoratori remoti è più produttivo nel proprio ufficio di casa rispetto a un posto di lavoro tradizionale
  • Il 50% dei dipendenti remoti ha affermato che lavorare da casa ha ridotto i giorni di malattia e il 56% ha dichiarato che ha ridotto le assenze

E questi risultati non sono i valori anomali. Quindi, se i team remoti sembrano portare un sacco di cose buone senza quelle cattive, perché non fanno più le aziende a fare il turno?

Perché questo tipo di cambiamento può essere spaventoso.

Molti imprenditori temono che i loro dipendenti passino le loro giornate a guardare Netflix o a perdere tempo su Facebook. E, purtroppo, a volte hanno ragione.

Ma le prove schiaccianti suggeriscono che questo è più un problema di assunzione che altro. E se hai un team di cui ti fidi, non dovresti avere problemi a passare da un’azienda interna a un team remoto al 100%.

Giusto per sicurezza, abbiamo creato questo lavoro da dipendente killer dall’elenco di controllo di casa in modo da poter essere certi che stai abilitando il tuo personale ad affrontare il loro nuovo ambiente di lavoro. Perché l’abbiamo fatto?

Perché sappiamo quanto sia importante per te imparare come aiutare i tuoi dipendenti a spostarsi dal lavoro in loco a quello remoto. In effetti, il futuro della tua azienda potrebbe dipendere da questo!

Quindi tuffiamoci nel nostro lavoro in 9 passaggi dalla lista di controllo di casa.

Lista di controllo del lavoro da casa per aiutare il personale

1. Offri al tuo staff gli strumenti giusti

Se hai intenzione di passare da un’azienda interna a un’area di lavoro remota, devi assicurarti che i tuoi dipendenti abbiano gli strumenti giusti per il lavoro. Come minimo, ciò significa garantire che il personale abbia:

  • Internet ad alta velocità
  • Un computer affidabile

Significa che sei responsabile di pagare il conto per tutte queste spese? Bene, dipende davvero. Come imprenditore, dovrai valutare la tua situazione.

Molte aziende che passano da un ufficio formale al lavoro remoto in genere “donano” gli strumenti dell’ufficio al proprio personale. La condizione è che questi strumenti debbano essere restituiti quando il dipendente lascia l’azienda.

Questi strumenti possono variare da un semplice laptop fino a tastiere, iPad, monitor o qualsiasi altro strumento fisico fornito in ufficio.

No, non è necessario acquistare l’intero gadget degli ultimi gadget di Apple. Che dire del costo di Internet da casa, però?

La maggior parte delle aziende non paga per Internet dei propri dipendenti.

Nel 2018, Buffer ha pubblicato uno studio  che ha rilevato che il 78% dei dipendenti remoti è tenuto a pagare per la propria connessione Internet. E ha senso.

Internet standard a casa è diventato così diffuso che sarebbe come pagare per la spesa settimanale dei tuoi dipendenti. È un bel vantaggio, ma certamente non necessario.

Nota: il personale che lavora da casa può detrarre determinate spese dalle loro tasse? Purtroppo non per gli anni fiscali dopo il 2018. Per ulteriori informazioni, consulta questa risorsa sui consigli fiscali per i dipendenti che lavorano da casa .

Tuttavia, quando si assume nuovo personale, è importante chiarire in anticipo i requisiti tecnologici. Se non fornisci un laptop ai nuovi assunti, devi chiarire al 100% il processo di intervista.

2. Connetti il ​​tuo sistema di comunicazione

Una delle maggiori sfide per la gestione di un team remoto è la comunicazione. Questo rientra in due categorie:

  • Comunicazione tra il tuo staff e i tuoi clienti
  • Comunicazione interna tra i membri del team

Per quanto riguarda la comunicazione tra il personale e i clienti, consigliamo vivamente di utilizzare Nextiva :

Homepage di Nextivia per connettere il team remoto con i clienti

Nextiva è un vero software di comunicazione di livello successivo. In effetti, secondo la loro homepage, Nextiva è stato votato il sistema telefonico aziendale numero 1 da US News. Nextiva consente ai tuoi clienti di comunicare con la tua azienda come desiderano in un luogo centralizzato.

Possono chiamare, inviare e-mail, chat video, messaggi e chat dal vivo in un modo che consenta al team di gestire collettivamente il carico. Inoltre, tutto viene eseguito con un solo strumento, in modo che i dipendenti non passino da una piattaforma all’altra.

Il vero vantaggio, tuttavia, è che questo ti aiuta a capire esattamente dove si trovano i tuoi clienti nel loro viaggio . Non ci vuole un guru del business per capire cosa questo significhi per i tuoi profitti.

Infine, il software NextOS raccoglie e analizza tutti i tuoi dati di comunicazione in modo che il personale possa rispondere alle esigenze dei tuoi clienti in tempo reale. Questo è un modo eccellente per migliorare il feedback dei clienti per il tuo sito web.

Come abbiamo detto, alcune vere comunicazioni di livello successivo. Ancora una volta, non possiamo semplicemente suggerire questo prodotto più altamente.

E mentre Nextiva ha già pronto le funzioni di comunicazione interna (in beta), potresti voler un sistema interno che è stato provato e testato.

Una buona opzione per questo sarebbe una piattaforma come Slack :

Home page slack per aiutare i team a lavorare da casa [consiglio lista di controllo]

Slack è un sistema di messaggistica interno senza fronzoli che porta a termine il lavoro. È possibile creare canali per ciascun dipartimento, canali privati ​​per membri specifici, canali aperti per incoraggiare l’interazione sociale e indirizzare i dipendenti dei messaggi.

Inoltre, il personale può impostare il proprio stato per far sapere agli altri quando sono (e quando non ) disponibili.

Questa forma aperta di comunicazione digitale è uno dei nostri suggerimenti di inclusività più importanti per il lavoro remoto. Può aiutare le persone a sentirsi sociali in un ambiente altrimenti isolante. Per dare una mano, ecco alcune idee di team building Slack per legare i dipendenti:

  • Avvia un canale per ciascun dipartimento
  • Crea un canale “familiare” per l’intera azienda
  • Monitorare e scoraggiare il linguaggio volgare o le battute di cattivo gusto
  • Incoraggia vivamente le chiacchiere spensierate per tutto il giorno (purché non siano troppo fastidiose)
  • Usa emoji, GIF e meme per trasmettere emozioni

OptinMonster utilizza Slack da un po ‘di tempo. Non solo ha semplificato la vita di tutti i nostri dipendenti su base giornaliera, ma ha anche avvicinato il nostro team remoto.

Nextiva e Slack sono solo alcuni degli strumenti che ti aiuteranno mentre il tuo team passa al lavoro remoto. Per idee più interessanti come queste, consulta l’articolo di WPForm su 8 dei migliori strumenti di lavoro a distanza necessari per il successo .

3. Renditi disponibile per i tuoi dipendenti

Mentre ti sposti nell’ambiente remoto del team, è importante assicurarsi che il tuo personale sappia che non stai andando in vacanza permanente.

Ciò significa condividere il tuo programma con loro.

Ora, questo sarà difficile per gli imprenditori che non sono noti per le loro capacità organizzative.

Ma utilizzando uno strumento semplice come Google Calendar, puoi condividere l’aspetto del tuo giorno per giorno con il tuo staff.

Una delle migliori funzioni di Google Calendar è nell’angolo in basso a sinistra, dove i tuoi dipendenti possono vedere altri calendari (incluso il tuo) per sapere quando sei disponibile:

Calendario di condivisione di Google Calendar per team remoti

Sincronizzare i tuoi calendari con altri, oltre a visualizzare eventi a livello aziendale, fa alcune cose:

  • Mostra alle persone la tua disponibilità
  • Fa sentire i dipendenti più connessi a te e ai loro colleghi
  • Informa il personale sulle vacanze aziendali
  • Ti obbliga a rimanere organizzato

Quest’ultima è la vera gemma nascosta. Pianificando il tuo calendario all’inizio del mese, sarai più preparato ad affrontare le tue attività quotidiane.

Nota: per pianificare l’intero anno, ecco il nostro calendario di marketing e-commerce per aiutarti a organizzarti.

Come regola generale, tuttavia, consigliamo di bloccare alcune ore ogni settimana per prestare la tua totale attenzione alle esigenze, ai commenti o alle domande del personale.

4. Monitorare il comportamento dei dipendenti

Questa è probabilmente una delle parti più difficili del monitoraggio del tuo team remoto. Dovresti monitorare la loro attività online?

Potresti ricevere un po ‘di respingimento iniziale da questo consiglio, ma diciamo assolutamente .

Il fatto è che anche se i tuoi dipendenti sono a casa loro, sono ancora nel tuo tempo . Come tale, hai tutto il diritto di assicurarti che siano produttivi e che facciano il loro lavoro.

Significa che dovresti micromanage? No certo che no.

Ciò significa che è necessario utilizzare un qualche tipo di software di monitoraggio del tempo per monitorare il comportamento online del personale nel caso in cui le prestazioni inizino a diminuire.

Ti consigliamo di utilizzare Time Doctor :

Time Doctor Homepage per aiutare a lavorare da casa

Time Doctor consente ai tuoi dipendenti di impostare progetti e sfruttare al meglio il tempo dell’azienda. Il software tiene traccia del comportamento del browser e pone delicatamente domande ai tuoi dipendenti se rileva attività lavorative non correlate.

Time Doctor prenderà anche screenshot casualmente durante la giornata lavorativa. Ciò significa che se un dipendente sembra essere meno produttivo, puoi vedere cosa stavano guardando durante l’orario di lavoro. Può anche scattare foto dalla webcam del tuo dipendente, ma ciò richiede un esplicito consenso scritto da parte del tuo personale.

E onestamente, l’ultimo passo è probabilmente troppo drastico per la maggior parte delle aziende.

Ora chiariamo una cosa: non dovresti essere ossessivo nel controllare il comportamento online dei tuoi lavoratori .

Time Doctor è uno strumento che dovrebbe aiutare il tuo personale a sentirsi autorizzato. Non dovrebbe farli sentire come se stessero lavorando per il Grande Fratello.

Molti dipendenti di OptinMonster, ad esempio, hanno menzionato come ciò li aiuta a rimanere responsabili durante la giornata lavorativa. Ma lo fa solo perché i manager chiariscono che in realtà controllano i rapporti settimanali di Time Doctor solo se il lavoro non viene svolto.

Per noi e molte aziende fiorenti là fuori, è un compromesso totalmente equo.

5. Pianifica riunioni a livello aziendale (ma non troppo spesso)

Molte compagnie remote commettono l’errore di tenere troppe riunioni o di non tenere abbastanza. Vuoi trovare l’equilibrio.

Ciò significa programmare abbastanza riunioni in modo che il tuo personale non senta che si spostino senza meta mese dopo mese, ma non così tanto da perdere troppo tempo in compagnia.

Ancora una volta, tutto con moderazione.

Si consiglia di tenere 1 riunione a livello aziendale a settimana con una riunione aggiuntiva a livello aziendale alla fine di ogni mese. Questo sembra essere la giusta quantità per la maggior parte delle aziende.

Questo perché ti consente di fornire ai tuoi dipendenti aggiornamenti sullo stato della tua attività su base settimanale. E la riunione mensile consente al personale di porre domande, commenti o dubbi.

Per queste riunioni aziendali, è necessario un software per le chiamate in conferenza di gruppo. Il migliore sul mercato è, a nostro avviso, Zoom :

Zoom sulla homepage

Lo zoom può essere utilizzato gratuitamente per 1: 1 chat fino a 40 minuti. Ma i prezzi di Zoom sono assolutamente ragionevoli man mano che il tuo team cresce. Per $ 15 al mese, puoi avere fino a 100 partecipanti, il che è più che sufficiente per la maggior parte delle piccole e medie imprese.

Queste videoconferenze di gruppo sono eccellenti se stai cercando di capire come rimanere in contatto con tutto il tuo team remoto.

È anche un’ottima soluzione se non sei sicuro di come organizzare un brainstorming virtuale di successo. La piattaforma intuitiva di Zoom è come incontrarsi di persona, il che aiuta tutti a sentirsi più a proprio agio con la tecnologia.

Infine, ecco alcuni suggerimenti per la pianificazione delle riunioni tra fusi orari nel caso in cui si disponga di un team internazionale:

  • Controlla quando i programmi dei membri del tuo team si sovrappongono maggiormente
  • Registra l’incontro per coloro che non possono partecipare
  • Pubblica la conversazione di registrazione e follow-up nella piattaforma di comunicazione della tua azienda (come Slack, ad esempio)

Seguire questi suggerimenti aiuterà tutti i membri della tua squadra a sentirsi inclusi e informati.

6. Comprendere le politiche di assunzione internazionali

assumere a livello internazionale per l'immagine del team remoto

Quando fai il salto per andare completamente in remoto con il tuo personale, probabilmente finirai per assumere nuove persone ad un certo punto. Per questo, potresti trovare attraente l’idea di talenti internazionali.

Tuttavia, si desidera assicurarsi di aver compreso le norme e i regolamenti forniti con l’assunzione di personale internazionale. Non preoccuparti, ci sono tonnellate di risorse su questo argomento.

Una società che può aiutarti è ShieldGeo. Le loro risorse possono davvero aiutarti con i dettagli delle assunzioni internazionali .

E questo articolo che hanno scritto sull’assunzione di dipendenti internazionali  è il punto di partenza perfetto!

Se hai bisogno di ulteriore aiuto, puoi sempre contattare il loro team di vendita per una consulenza. Oppure puoi semplicemente assumere un esperto di risorse umane che sia a conoscenza del processo di assunzione internazionale.

Ecco le aree chiave che dovresti considerare prima di assumere qualcuno fuori dal paese:

  • Regolamenti fiscali
  • Aspettative salariali (con conversioni di valuta)
  • Differenze di fuso orario
  • Ore medie di lavoro
  • Visti e permessi di lavoro
  • Lacune culturali
  • Copertura assicurativa sanitaria

E molti altri che un esperto può aiutarti a capire. Il punto è che dovresti pianificare queste cose prima di decidere di assumere a livello internazionale.

Detto questo, ci sono molti talenti in tutto il mondo. Quindi potrebbe essere sicuramente nel tuo interesse prendere le domande da oltre confine.

7. Creare un manuale per i dipendenti digitali

Una cosa che ti farà risparmiare ore di mal di testa durante la transizione a un team remoto è la creazione di un manuale aziendale digitale. Molte aziende costruiscono interi siti Web esclusivamente per i loro dipendenti.

Se costruisci bene il tuo manuale online, i tuoi dipendenti possono cercare:

  • Politiche aziendali
  • Etichetta per videoconferenza
  • Vacanze aziendali
  • Informazioni sul libro paga
  • Documenti per le tasse
  • Suggerimenti dell’azienda per gestire una riunione di successo
  • Requisiti di lavoro o regole dipartimentali

E praticamente tutto il resto.

Dare ai tuoi dipendenti l’accesso a tutte queste informazioni farà risparmiare tempo a tutti. Invece di 20 dipendenti che ti fanno la stessa domanda durante tutto l’anno, possono semplicemente cercare le risposte da soli.

Ciò libera il programma di tutti (e la pazienza) di concentrarsi su questioni più urgenti. E se non hai il budget per assumere un web designer, puoi creare un semplice sito WordPress.

WordPress è un’opzione economica che ti consente di creare un sito Web in meno di un’ora. Inoltre, puoi aggiungere plugin interessanti come MemberPress :

homepage di memberpress

MemberPress ti darà la flessibilità di creare un sito aziendale e dare accesso solo ai tuoi dipendenti.

Avere un sito Web sulle politiche della tua azienda accessibile solo ai dipendenti crea una coerenza a livello aziendale e mantiene informato tutto il personale.

È anche solo uno dei tanti strumenti necessari per costruire una forte cultura aziendale remota.

8. Pianifica un ritiro annuale

Solo perché il tuo team ora lavora in remoto non significa che non dovresti mai stare insieme di persona. In effetti, al contrario.

Dovresti pianificare di trattare il tuo staff per un ritiro annuale,  se puoi. Questi eventi sono ottimi modi per aumentare il morale della squadra e consentire al personale di socializzare tra loro a un livello diverso.

La pianificazione delle attività di team building è anche un modo eccellente per aumentare la produttività al termine del ritiro.

Inoltre, queste attività possono favorire la costruzione della fiducia per i team remoti. E una volta che la fiducia è stata costruita, sei obbligato a vedere l’impatto positivo che ha sulla tua azienda molto tempo dopo la fine del ritiro.

Ma cosa succede se hai un budget ridotto?

Per lo meno, dovresti inviare di tanto in tanto al tuo personale un bel malloppo. Questo non solo aumenta il morale dell’azienda, ma le magliette dell’azienda sono anche un ottimo passaparola in diverse città del mondo.😉

9. Creare e distribuire un elenco di controllo dell’opera da casa

Qui è dove passiamo il dollaro a te! Dovresti fornire una lista di controllo per i tuoi dipendenti per aiutarli a sistemarsi nei loro nuovi ruoli.

Il nostro primo articolo su questo lavoro dalla lista di controllo a casa è stato fornire al tuo personale gli strumenti giusti per il suo lavoro. Parte di questo include la creazione di un elenco di tutto ciò di cui avranno bisogno per avere successo durante il telelavoro.

E se vuoi andare oltre, puoi includere un’intera risorsa su come essere produttivi mentre lavori da casa.

L’elenco degli elementi essenziali per l’home office può includere suggerimenti come:

  • Cose che ogni ufficio dovrebbe avere
  • Come preparare i pasti per un’alimentazione più sana
  • Esercizio a casa
  • Come lavorare da casa con i più piccoli
  • Tutto ciò che devi sapere sulle riunioni remote

E qualsiasi altra cosa pensi possa migliorare il nuovo ambiente remoto dei tuoi dipendenti.

Questa lista di controllo del lavoro dipendente da casa può fare molto per aumentare la soddisfazione lavorativa dei tuoi dipendenti remoti.

Potresti anche includere un lavoro dalla lista di controllo della sicurezza domestica a seconda della posizione del tuo personale. Alcuni ruoli, ad esempio, possono richiedere un pesante sollevamento quando i pacchi vengono consegnati. Potresti voler informare il tuo personale sul modo corretto di gestire i pacchi per evitare lesioni.

Ancora una volta, questo è solo un esempio di molti pericoli per la sicurezza che normalmente copriresti sul posto che ora vorrai coprire per i lavoratori remoti.

Speriamo davvero che questo lavoro dall’elenco di controllo domestico ti aiuti a passare il tuo team dal lavoro in loco al lavoro remoto. Speriamo anche che ti prenda il tempo per creare una lista di controllo di “cose ​​che devi lavorare da casa” o una lista di controllo “preparazione da casa”.

Entrambe queste risorse sarebbero preziose per i vostri dipendenti, in particolare per i nuovi assunti (anche se potreste anche scrivere una lista di controllo “nuovi lavori da assumere da casa” se foste davvero motivati!).

Ti è piaciuto il nostro lavoro dalla checklist di casa? In tal caso, sentiti libero di condividerlo sulla piattaforma di social media che usi per la tua attività.

E hai qualche bel consiglio che avrebbe dovuto essere nella nostra lista di controllo? Inviaci un messaggio su Facebook  o Twitter . Oppure puoi lasciarci un commento sotto il post.

Puoi anche dare un’occhiata al nostro canale YouTube  per tutorial killer su come far crescere la tua attività. A proposito…

Mentre stai scoprendo come gestire i tuoi dipendenti appena remoti, devi ancora far prosperare la tua azienda! E per questo, semplicemente non esiste uno strumento migliore di OptinMonster .

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OptinMonster è il kit di ottimizzazione delle conversioni numero 1 al mondo che supera di gran lunga altri software di generazione di piombo. Questo perché ci concentriamo sulla creazione di campagne di tutti i tipi che ti consentano di aumentare il traffico verso il tuo sito, aumentare la tua lista e -mail e aumentare notevolmente le conversioni.

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